Który model wybrać – Fixed Price czy Time&Material?

Podejmując współpracę z agencją interaktywną świadczącą różnego rodzaju usługi, należy zdecydować o sposobie rozliczenia za wykonany projekt. Obok popularnej opcji „stałej ceny”, czyli modelu Fixed Price, powodzeniem cieszy się rozwiązanie Time & Material, oznaczające ustalenie zapłaty na podstawie czasu, w jakim wykonano pracę oraz wykorzystanych materiałów. Czym cechują się te metody i którą wybrać, by korzystnie uregulować płatność za zlecenie?

Na czym polega Time & Material?

Time & Material to wyjątkowo elastyczny model współpracy z agencją interaktywną, który dopuszcza wdrażanie zmian podczas trwania projektu. Ten typ umowy polega na ustaleniu wysokości zapłaty za wykonaną pracę w proporcji do czasu jej trwania oraz wartości wykorzystanych narzędzi. Jest to opozycyjny model do standardowego rozliczania „z góry”. Jego niepodważalnym atutem jest oszczędność, klient płaci bowiem za faktyczną pracę bez doliczanych, asekuracyjnych kosztów. Systematyczne przedstawianie projektu w kolejnych jego fazach, pozwala monitorować pracę usługodawcy, a tym samym mieć kontrolę nad kosztami. Zleceniobiorca jest na bieżąco informowany o postępach, otrzymując szczegółowy raport poparty analizą i statystykami. Dzięki temu może stale weryfikować stan realizacji projektu i w razie potrzeby wprowadzać zmiany. Systematyczny monitoring pozwala na podejmowanie szybkich decyzji, by uniknąć zbędnego nakładu pracy i dodatkowych kosztów.

Kiedy zdecydować się na Time & Material?

Do wyboru Time & Material zachęca się klientów, którzy mają ogólne wyobrażenie o kształcie produktu, jaki chcą otrzymać, ale jednocześnie jest im trudno sprecyzować pełen zakres prac i ich harmonogram. Tutaj wymagane jest podstawowe określenie funkcjonalności projektu, natomiast szczegóły dopracowywane są na kolejnych etapach tworzenia. To bardzo wygodne, jeśli klientowi zależy na szybkim rozpoczęciu prac, pomijając konieczność kompletowania szczegółowej specyfikacji z góry. Time & Material wykorzystuje się nie tylko w przypadku projektów, dla których trudno o sprecyzowanie ich wielkości, ale też, kiedy od początku wiadomo, że wymagania mogą ulegać zmianom w trakcie realizacji. Dlatego sprawdzi się doskonale dla dużych zadań, kiedy zlecający będzie w stanie czuwać nad postępami pracy, stale monitorując ich etapy. To bardzo wygodne dla klientów ceniących sobie możliwość kontrolowania i wpływania na modyfikacje projektu. Trzeba zatem mieć świadomość odpowiednich kompetencji i posiadanej wiedzy bądź posiadać w zespole specjalistę, który będzie w stanie zweryfikować pracę usługodawcy.

Na czym polega Fixed Price?

Założeniem tego modelu rozliczenia jest uzgodnienie stałej ceny za projekt przed jego wykonaniem. Zamawiający usługę odgórnie ustala z wykonawcą koszt pracy, biorąc pod uwagę zakres prac i harmonogram. W przeciwieństwie do pierwszego omawianego modelu ta opcja jest zdecydowanie mniej elastyczna.

W jakiej sytuacji Fixed Price sprawdzi się najlepiej?

To wygodna opcja dla przedsięwzięć, których wartość swobodniej da się oszacować jeszcze przed rozpoczęciem prac. Dobrze przemyślany projekt, posiadający gruntownie przygotowaną specyfikację, uwzględniającą realny czas jego wykonania, dokładny harmonogram i zakres prac, może być korzystnie wyceniony w modelu Fixed Price. Będzie sporym ułatwieniem dla klienta, który nie może stale monitorować projektu. W przypadku tego modelu odpowiedzialność za całość spada na agencję zewnętrzną, która jest rozliczona dopiero po przedstawieniu efektu. Fixed Price to stabilny model rozliczenia, dzięki któremu klient nie będzie martwić się postępy realizacji usługi, a jedynie oczekiwać na efekt. O takiej wygodzie można mówić w przypadku współpracy z agencją, której umiejętności jest się pewnym. Toteż istotne, by przed zleceniem dokonać gruntownego rozeznania na rynku, przeglądając referencje i portfolio, by wybrać takiego usługodawcę, któremu można zaufać. Tylko wówczas ta opcja rozliczenia będzie bezpieczniejsza dla klienta, który nie posiada w zespole specjalisty, który mógłby regularnie czuwać nad postępami. Metodę Fixed Price zatem najlepiej stosować dla małych projektów gdzie ryzyko niezgodności z oczekiwaniem Klienta jest małe lub w projektach dla których została stworzona dokładna specyfikacja techniczna, zawierająca między innymi scenariusze, wstępne makiety funkcjonalne, diagramy UML oraz strukturę bazy danych. Należy pamiętać także o tym, że przygotowanie takiej specyfikacji dla większych projektów może stanowić duży koszt początkowy. Posiadanie specyfikacji jest niezbędne do dokonania wyceny projektu dlatego jego rozpoczęcie może być przesunięte w czasie w stosunku do działań w metodologii SCRUM.

Dlaczego Fixed Price jest droższy?

Bez względu na to, jak transparentny w ocenie wartości będzie projekt, agencja interaktywna uwzględnia pewien zapas w kosztach, na wypadek nieprzewidywalnych komplikacji, jakie mogą wystąpić w trakcie jego realizacji. Zatem ustalona kwota będzie asekuracyjnie powiększona, a klient nie otrzyma najniższej ceny. Ten model w mniejszym stopniu dopuszcza modyfikacje podczas trwania projektu. Specyfikacja powinna być wyczerpująco szczegółowa. Istnieje jednak pewne ryzyko, że w kosztorysie nie zostaną określone wszystkie wymagania, czy że nastąpią zmiany w koncepcji. Jeśli w trakcie trwania prac pojawi się potrzeba zmian, usługodawca potrzebuje zabezpieczenia na tę okoliczność. Modyfikacje nie zmniejszą ustalonej ceny, nawet jeśli jakaś część pracy będzie usunięta, a wręcz przeciwnie, przekształcenia mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami. Wydaje się zatem, że jest to model nieopłacalny. Takie określenie będzie trafne w przypadku, gdy klient nieprzemyślenie zdecyduje się na takie rozliczenie, bez pewności jak ma wyglądać pożądany produkt i bez sprecyzowanych oczekiwań.

Gdy nadal trudno wybrać?

Nierzadko najlepszym rozwiązaniem jest połączenie obu wspomnianych opcji. Na przykład fazę tworzenia produktu można rozliczyć według modelu Fixed Price a proces wdrażania zastąpić modelem Time & Material. Klient nie musi kontrolować przygotowania zlecenia, a jednocześnie ma wpływ na kształt jego funkcjonowania. Oczywiście łączenie Fixed Price z Time & Material może być zastosowane odwrotnie. Klient trzyma pieczę nad przygotowaniem produktu, a uzyskując satysfakcjonujący efekt, kończy swoją rolę nadzorującą i zleca wdrożenie za ustaloną stałą cenę. Zatem, decydując się na skorzystanie z usług agencji interaktywnych, należy przeanalizować wielkość projektu, jego oczekiwany kształt i nakład pracy, by go osiągnąć. Należy przemyśleć, czy da się ułożyć możliwie najbardziej szczegółowy plan pracy. A jeśli chce się samodzielnie ją kontrolować, trzeba mieć świadomość umiejętności nadzorowania, bądź posiadać kompetentnego menadżera projektu. Dobrze podjęta decyzja uchroni klienta od przepłacenia za otrzymaną usługę bez rezygnacji z wysokej jakości.