Spis treści

Office Manager 2025 we Wrocławiu

Spotkanie „Office Manager 2025: Ewolucja roli Office Managera. W poszukiwaniu najważniejszych kompetencji” odbyło się 13 marca we Wrocławiu, w nowoczesnym salonie biznesowym The Lounge by Vastint, Business Garden, przy ul. Legnickiej 48. Event zorganizowała firma Fresh Office. Była to już czwarta edycja tego wydarzenia skierowanego do pracowników działów administracji.

Spotkanie oficjalnie otwarto o 9:00, przedstawieniem agendy, celów i organizatorów eventu. Dzień rozpoczął się od wystąpienia właściciela Fresh Office.

O współpracy z podwykonawcami

Właściciel firmy Fresh Office Michał Zawada wystąpił z prelekcją „Współpraca z podwykonawcami: jak efektywnie korzystać z zewnętrznych usług?”. Poruszył ważny temat formalności – tego, co powinna zawierać umowa z podwykonawcą, aby skutecznie chronić interesy obu stron. Podzielił się również dobrymi praktykami dotyczącymi budowania efektywnych i długofalowych relacji z partnerami biznesowymi.

Następnie mikrofon przejął Tomek z firmy Coffee Plant, który swoim wystąpieniem idealnie wpisał się w przedśniadaniową porę. Opowiedział zebranym o tajnikach kawy i jej przyrządzania, od którego dzień pracy zaczyna większość pracowników każdej organizacji. Przedstawił rozwiązania Coffee Plant, które świetnie się wpisują w potrzeby małych i dużych firm.

O współpracy z pokoleniem Z

Po wystawnym śniadaniu i pierwszej wymianie doświadczeń z innymi uczestnikami spotkania rozpoczęły się równolegle dwa workshopy tematyczne:

  • „Workplace Experience: dopasowanie przestrzeni biurowej do stylów pracy, kultury organizacyjnej i efektywności zespołu – od idei do realizacji”, prowadzony przez Patrycję Pachowską.
  • „Zrozumieć pokolenie Z – o współpracy pokoleń w biznesie”, przygotowany przez Igę Rostkowską.

Nasza Executive Assistant Jagoda wybrała warsztaty o komunikacji z zetkami. Jak relacjonuje, na spotkaniu każdy miał szansę opowiedzieć o swoich doświadczeniach. I rzeczywiście okazało się, że różnice międzypokoleniowe są dziś dużym wyzwaniem w codziennym wykonywaniu obowiązków, współpracy i wzajemnym zrozumieniu. Z drugiej strony każdy uczestnik workshopu wykazał się niezwykłą otwartością na zmiany.

Prowadząca warsztaty Iga przygotowała dla uczestników 7 lekcji, które ułatwiają współpracę z pokoleniem Z. Zgodnie z jej radami warto:

  • stawiać na autentyczność;
  • kierować się otwartością i zrozumieniem;
  • budować poczucie odpowiedzialności poprzez jasne określenie celów i precyzowanie zadań;
  • dostosowywać komunikację do danej osoby;
  • szanować granice zetek;
  • mówić otwarcie o misji i wizji firmy;
  • opowiadać o atmosferze i relacjach w firmie.

Office manager 2025

O skutecznej komunikacji z „górą”

Po intensywnych warsztatach przyszła pora na chwilę relaksu – przerwę na lunch, który był kolejną okazją do inspirujących rozmów z kolegami i koleżankami po fachu. Następnie odbył się wykład – jak oceniła Jagoda – szalenie ciekawy i ważny, bo ukazał wiele bolączek codziennej pracy działu administracji.

Karolina Dudkiewicz z firmy szkoleniowej WiseRise opowiedziała o tym, jak „Rozłożyć zarząd na łopatki – czyli jak skutecznie rozmawiać z górą”. Prowadząca oparła wykład na charakterystyce domen talentów, które najczęściej spotyka się w Office Admin i Zarządzie. Zaprezentowała je, pokazując, jak różne mogą być style komunikacji obu stron i jakie to niesie konsekwencje. Okazuje się, że pracownicy administracji często wpadają w pułapki, bo zwyczajnie rozumieją coś opacznie lub nie mają odpowiedniego kontekstu, backgroundu.

Karolina podzieliła się swoim kluczem do efektywnej współpracy z zarządem, na który składają się:

  • strategiczne podejście do osób zasiadających w zarządzie,
  • odpowiednie formułowanie komunikatów,
  • przemyślany proces.

O zrównoważonym rozwoju w biurze

Ostatni prelegent spotkania, Aneta Heród z Medicover Polska poprowadziła wykład pt. „Zrównoważony rozwój w biurze: ESG w administracji – inspiracje, dobre praktyki i rola zespołu”.

Aneta opowiedziała, czym jest ESG i jak włączyć je w działalność organizacji. Podzieliła się swoim doświadczeniem i dobrymi praktykami – pomogła uczestnikom zrozumieć, jak przygotować się na ESG, z jakich narzędzi korzystać oraz jak raportować i potwierdzać zrównoważony rozwój firmy.

Szkolenie Anety pomogło uczestnikom rozpoznać i usystematyzować czynniki, które pozwalają monitorować wszystkie wyniki działalności firmy – oraz skuteczniej nimi zarządzać. Uświadomiło także, że wysoki rating ESG ma ogromne znaczenie, ponieważ:

  • poprawia reputację firmy i jej atrakcyjność dla inwestorów;
  • może być warunkiem współpracy z dużymi klientami i instytucjami;
  • pomaga spełnić wymagania regulacyjne i wymogi raportowania.

Panele dyskusyjne i networking

Pomiędzy prelekcjami odbyły się ponadto dwa panele dyskusyjne, jeden o technologii w pracy Office Managera (i o tym, jak za nią nadążyć), a drugi na temat zarządzania zmianą jako kluczowej kompetencji tego specjalisty. Panelistami byli pracownicy administracji, spotkania polegały więc na wymianie doświadczeń. Przestrzenią do rozmów stały się także śniadanie, lunch, networking przy winie i after party. Według Jagody takie spotkania są niezwykle inspirujące – to także z nich rodzą się nowe rozwiązania i wszystkie pozytywne zmiany, małe i duże.

Office Manager by Fresh Office: polecamy!

Jagoda wróciła przede wszystkim zainspirowana – z planem wprowadzenia kilku zmian i usprawnień do naszej codziennej pracy. Pozytywnie oceniła poziom merytoryczny eventu, który obejmował ciekawe zagadnienia, aktualne tematy oraz istotne potrzeby i problemy, z którymi na co dzień mierzą się pracownicy administracji. Dużo wyniosła również z samego networkingu, który pozwolił jej wymienić doświadczenia i nauczyć się czegoś od innych, a także po prostu – miło spędzić czas w towarzystwie osób zajmujących podobne stanowiska w innych firmach.

Nasza Executive Manager wysoko oceniła również sam organizacyjny poziom eventu, urozmaicone formy aktywności i liczne konkursy z wartościowymi nagrodami (takimi jak krzesło biurowe czy szkolenie z talentów Gallupa ze wsparciem coachingowym).

Czekamy na kolejne edycje eventu i polecamy udział w spotkaniu naszym kolegom i koleżankom z działów administracji w firmach. Pamiętajmy, że praca Office Managerów ma gigantyczny wpływ na całą organizację, w każdym aspekcie – od realizacji celów biznesowych, po budowanie relacji, kultury i atmosfery pracy.